Документы в порядке — доставка без проблем: почему важно знать, сколько экземпляров и кому их передавать

Знание порядка оформления и передачи документов — это не только требование закона, но и гарантия безопасности и удобства для водителя. Правильно заполненные бумаги обеспечивают защиту на всех этапах перевозки, ускоряют работу и исключают претензии от заказчиков и контролирующих органов.

Товарно-транспортная накладная (ТТН) и Транспортная накладная (ТН) — это два ключевых документа в процессе грузоперевозок. Их правильное заполнение имеет критическое значение не только для логистов, которые организуют транспортировку, но и для водителей, непосредственно отвечающих за доставку груза. Ошибки в этих документах могут обернуться финансовыми потерями, штрафами или нарушением сроков доставки.

Последствия неправильного заполнения

Штрафы и ответственность:

Отсутствие подписей, ошибок в маршруте или данных о грузе — причина наложения штрафов контролирующими органами.

Задержки и простои:

Ошибки в ТТН или ТН могут привести к задержке на погрузке, выгрузке или при проверке на трассе.

Финансовые споры:

Неоформленный акт передачи груза лишает перевозчика доказательств выполнения обязательств.

Проблемы с налогами:

Некорректно оформленные документы могут стать причиной доначисления налогов или отказа в признании расходов.

Правильное заполнение ТТН и ТН — это основа успешной и безопасной перевозки. Логисты должны досконально знать порядок оформления и контролировать все этапы передачи документов, а водители — чётко понимать, какие бумаги должны быть на руках и кому их передавать. Это не только требование закона, но и залог защиты всех участников процесса от рисков, споров и финансовых потерь.

Чтобы информация всегда была под рукой мы подготовили памятку по перечню документов и их заполнению.

1. Инструкция по заполнению ТН

2. Инструкция по заполнению ТТН

Инструкция по оформлению ТН (Транспортная Накладная)

Заполняется шапка накладной: дата, номер документа, номер экземпляра (документ составляется в количестве трех-четырех штук, каждый экземпляр имеет свой номер).
Необходимо оформить разделы 1–8 и 11 (разделы 4 и 5 – не обязательны для заполнения) .

 

Раздел 1 «Грузоотправитель». Укажите ФИО физлица или наименование организации, ИНН, адрес, телефон. При наличии договора транспортной экспедиции в качестве грузоотправителя указывается:

• Экспедитор, если он принял груз во владение. Одновременно проставляется отметка «Является экспедитором».
• Заказчик услуг по перевозке (грузовладелец), если экспедитор не принимал груз во владение, в том числе если заказчик перевозки сам погрузил товар.

Если грузоотправителем выступает экспедитор, то заполняется Раздел 1а.

Раздел 2 «Грузополучатель». Заполните аналогично первому разделу, но с данными получателя груза. Дополнительно укажите адрес доставки.

 Раздел 3 «Груз». Раздел включает данные о перевозимом грузе по пяти пунктам: отгрузочное наименование, количество грузовых мест, маркировка, тара и упаковка, масса и габариты, перечень опасных веществ — заполняется на провоз опасного груза.

Раздел 4 «Сопроводительные документы на груз» (при наличии). В этом разделе надо привести реквизиты прилагаемых к накладной документов. Сюда входят сертификаты, паспорта, удостоверения на груз, документы на отгрузку, сопроводительные ведомости, документы, предусмотренные ДОПОГ, санитарными, таможенными, карантинными нормами и пр. Раздел не обязателен для заполнения.

Раздел 5 «Указания грузоотправителя по особым условиям перевозки». В этом разделе нужно прописать указания, которые транспортная компания должна соблюдать во время перевозки груза: температурный режим, данные о пломбах, санитарные и карантинные требования и пр. В разделе должны быть указаны контакты лиц, по указанию которых может произойти переадресовка. Раздел не обязателен для заполнения.

Раздел 6 «Перевозчик». Если этот раздел не заполнил грузоотправитель, его заполняет грузоперевозчик. Укажите сведения о наименовании перевозчика и реквизиты водителя: Ф. И. О., ИНН, водительское удостоверение, телефон.

Раздел 7 «Транспортное средство». Перевозчик указывает сведения об автомобиле, на котором повезут груз: марку, модель, рег.номер.

Раздел 8 «Прием груза». Впишите данные лица, осуществляющего погрузку, и наименование (ИНН) владельца пункта погрузки, адрес места погрузки. При погрузке указываются уже фактические дата и время прибытия и отбытия машины, описывается состояние груза, его масса, количество занятых мест. Раздел должен быть заверен подписями лица, у которого забирают груз, водителя и грузоотправителя, а так же печатью грузоотправителя.

 Раздел 10 «Выдача груза». Грузополучатель должен заполнить раздел в присутствии перевозчика. Указывается:

• фактические дату и время приезда автомобиля на разгрузку, а также дату и время выбытия;
• описание состояния груза, тары, упаковки, пломб, маркировки;
• массу груза (определяется тем же способом, что и при сдаче груза отправителем);
• количество грузовых мест.

Приемку груза подтверждает представитель получателя, он ставит свою подпись, печать, ФИО и должность. При отсутствии печати, получатель должен предоставить доверенность.

Раздел 11 «Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков». Его может заполнить любая из сторон, если у нее есть претензии: найдены нарушения условий провоза груза, его порча, повреждение упаковки и т.д.

Как правильно заполнить ТТН

Заголовочная часть. В таблице укажите номер и дату составления документа.

Строка «Грузоотправитель». Здесь укажите наименование и адрес вашей организации как в уставе, номер телефона.

Строка «Грузополучатель». Сюда внесите сведения о грузополучателе. Это может быть ваш покупатель или даже ваша же организация, если перевозите алкоголь из одного обособленного подразделения в другое.

Строка «Плательщик». Тут пишите полное наименование фирмы-покупателя, ее юридический адрес и банковские реквизиты.

Напротив каждой из этих строк в табличной части укажите коды ОКПО.

Товарный раздел. В нем данные из отгрузочного документа. Обычно это накладная ТОРГ-12, а при перевозке между своими подразделениями — ТОРГ-13.

В табличной части товарного раздела приведите данные о каждом товаре, который отгружаете:

1. В графе 1 — номенклатурный номер товара или его код при наличии.
2. В графах 2, 3 — номер прейскуранта цен, если он утвержден в компании, и артикул, если он присвоен товару.
3. В графах 4, 5 — количество и цену за единицу по каждому наименованию товара. Цену можно указать с учетом НДС и акциза с оговоркой «в т. ч. НДС —…, акциз —…».
4. В графе 6 — наименование товара.
5. В графе 7 — единицу измерения по Общероссийскому классификатору единиц измерения (м³, кг, л, шт., бут. и тому подробное).
6. В графе 8 — вид упаковки, например коробка, ящик, бочка, пакет. Если груз не упакован, то можно сокращенно указать «н/у».
7. В графе 9 — количество грузовых мест.
8. В графе 10 — общий вес каждого наименования товара в тоннах.
9. В графе 11 — общую стоимость каждого наименования товара. Можно с оговоркой «в т. ч. НДС —…, акциз —…».
10. В графе 12 — порядковый номер записи, по которому отпуск товара отражен в складской картотеке.
11. В строке «Всего к оплате» — общую сумму к оплате с учетом НДС и акциза.

Если у товарного раздела несколько листов, под таблицей цифрами укажите их количество, не считая первый.

Под таблицей приведите прописью следующие итоговые сведения о грузе и документах на него:

1. Количество порядковых номеров записей на всех листах ТТН.
2. Количество наименований.
3. Количество мест.
4. Массу груза в нетто- и брутто-оценке в тоннах с точностью до 0,01 т.
5. Количество листов, на которых оформлены паспорта качества, сертификаты и прочее.
6. Итоговую стоимость товаров.

Впишите данные доверенности, выданной покупателем/получателем продукции, если ее  забирает представитель.

Транспортный раздел. Изначально был нужен для расчетов за перевозки автомобильным транспортом. Но теперь для этих целей должна применяться транспортная накладная — бумажная или электронная . Тем не менее лучше заполнить транспортный раздел ТТН. Внесите туда данные о перевозчике, автомобиле, водителе и грузе. При перевозке своим транспортом в строке «Организация» будет указан сам грузоотправитель, а строка «Заказчик» останется пустой. Поля, предназначенные для расчета стоимости перевозки, не заполняют.

Кто должен подписывать ТТН

В товарном разделе ТТН обязательно должны расписаться:

1. Работник организации, отгружающей продукцию, который уполномочен разрешать отгрузку. Это, например, руководитель фирмы, начальник склада.
2. Главный или старший бухгалтер отгружающей компании.
3. Работник, который непосредственно отгрузил алкоголь.
4. Представитель получающей организации — в строке «Груз получил грузополучатель», если продукцию передали в месте нахождения грузополучателя. Если алкоголь отгружают на склад, получатель должен расписаться в строке «Принял» транспортного раздела ТТН, а не товарного.
   

Все подписи в ТТН должны быть собственноручными. Использовать факсимиле в первичных документах нельзя . Рядом с каждой подписью укажите должность и ФИО подписавшего.

На ТТН надо ставить печать, только если в уставе компании сказано про ее использование. Однако отсутствие печати в ТТН налоговых и иных рисков не влечет, потому что этого реквизита нет в перечне обязательных .

Чтобы информация всегда была под рукой мы подготовили памятку по перечню документов и их заполнению. Скачать памятку